Organisation évènementielle, les choses à savoir

Planifier un événement pour son entreprise peut être un effort décourageant. Toute erreur peut avoir des répercussions critiques sur votre mission et votre marque sur toute la ligne. Il est donc important de développer une liste de contrôle stratégique pendant la phase de planification, puis d’affiner les détails ultérieurement. Voici une liste des éléments les plus importants à retenir lors de la planification et l’organisation evenement. Ces éléments vous aideront à assurer le bon déroulement de votre événement et réduiront les risques de tomber dans les pièges le long du parcours.

Le but de votre événement

Pourquoi organisez-vous un événement? Vous ne serez pas surpris du nombre de personnes qui pensent qu’un événement est une idée merveilleuse, mais qui ne sont pas motivés par le but de l’événement ou son objectif général, elles sont incapables d’exprimer clairement son objectif. Vous voulez vous assurer qu’il existe une mission et des raisons commerciales claires pour l’organisation evenement comme une célébration pour une nouvelle installation ; une levée de fonds avec un objectif financier clair ; un nouveau lancement de produit à partager avec les clients sans objectif défini.Votre événement peut être un effort coûteux sans le pouvoir d’attirer des participants ou de poursuivre votre mission.

Quels sont vos invités ?

Selon le type d’événement que vous organisez et votre entreprise, vous voudrez bien déterminer qui doit être invité à votre événement. Est-ce quelque chose que le grand public apprécierait? Est-ce quelque chose qui ne convient que pour certains membres de votre public cible, tels que les clients commerciaux ou les donateurs? Définir votre public cible spécifiquement pour l’organisation evenement est l’une des clés d’une bonne participation.

Comment promouvoir l’évènement ?

De nos jours, les gens sont inondés de médias sociaux, de courriers électroniques et de courrier postal, mais il n’en reste pas moins que la plupart des gens affirment qu’ils préfèrent recevoir des communications par courrier électronique. Avez-vous une base de données de courrier électronique fiable que vous pouvez utiliser pour les invitations? Si vous êtes une organisation à but non lucratif ou une petite entreprise, avez-vous un compte configuré avec une société de service de messagerie électronique qui vous permet d’envoyer des messages électroniques en masse sans enfreindre les lois.

Si votre événement est de nature plus générale et ne nécessite pas d’invitation, vous pouvez sélectionner d’autres options éprouvées pour diffuser ce mot, telles que:

  • Annonces dans les journaux, imprimées et en ligne
  • Annonces de l’agenda, imprimées et en ligne
  • Avis de presse, avec suivi auprès de journalistes spécifiques, et
  • Affiches distribuées aux entreprises et affichées sur des babillards communautaires
  • Des publications sur les médias sociaux avec les détails de l’événement programmés au fil du temps pour susciter l’intérêt.

Comment organiser la logistique globale ?

Celles-ci peuvent sembler être de petites choses, mais elles peuvent dégénérer en grands problèmes si elles ne sont pas réglées correctement. La circulation et le stationnement contribuent tous à la sécurité de vos participants et une signalisation claire peut aider à faire en sorte que chacun sache où aller.

Pour la collation est-ce que vous voulez le servir ? Combien le budget alloué à cela ? Est-ce que vous optez pour un repas chaud ou froid ? Est-ce que c’est à base d’encas oude repas complet ? La réponse à cette question est souvent dictée par deux facteurs: le nombre de personnes que vous invitez et votre budget. La nourriture servie peut être chère par personne et la dernière chose que vous voulez, c’est manquer de nourriture lors de votre événement.

Les traiteurs disposent du matériel et du savoir-faire nécessaires pour servir les aliments en toute sécurité et satisfaire les goûts de la foule. Prévoyez toujours suffisamment d’aliments lors d’une organisation evenement, mais il vaut peut-être mieux choisir plus d’aliments de type collation que de plats principaux pour vous assurer de ne pas manquer votre budget sans que vous manquez de nourritures.

Qui seront les participants à votre évènement ?

Vous avez vos invités, de la nourriture, des pancartes, le but de l’événement – mais maintenant quoi? Comment gardez-vous votre personnel engagé lors de votre événement? En fonction de l’objectif de votre événement, vous avez de nombreuses options. Voici quelques-uns:

  • Demandez à un conférencier de renom: il peut s’agir d’une personnalité bien connue, d’un chef de gouvernement ou d’un leader de la communauté, ou d’un “meneur de claque” de votre marque ou de votre organisation.
  • Proposez des visites guidées de votre installation si elle présente des caractéristiques particulières telles que l’art, l’efficacité énergétique ou la durabilité.
  • Organiser des jeux pour enfants et adultes
  • Adoptez les événements web via les médias sociaux: chat Twitter, flux Instagram, concours Facebook

Est-ce que vous souhaitez offrir des cadeaux ?

Offrir un cadeau aux participants à votre événement est un bon moyen de les remercier de votre soutien lors de votre événement. Selon votre entreprise ou organisation, vous pourrez peut-être donner un produit existant que vous possédez déjà ou rechercher des sponsors pour des cadeaux afin de ne pas avoir à dépenser des fonds supplémentaires en articles promotionnels à usage unique. Mais ne vous laissez pas abattre par les coûts. Ce que vous donnez a un impact sur votre organisation evenement.

Soyez prêt pour les questions difficiles et les médias

Dans tous les cas, vous pouvez recevoir des questions de vos participants et même des médias s’ils se présentent à votre événement. Il est préférable d’essayer d’anticiper certaines de ces questions et de préparer les réponses à l’avance pour ne pas être pris au dépourvu. Ne vous contentez pas de penser aux questions chaleureuses et floues que les gens pourraient vouloir connaître, considérez les questions difficiles. Celles-ci comprennent généralement des sujets tels que les budgets et le financement, les raisons pour lesquelles certaines personnes ont été invitées ou non à votre événement, ainsi que l’historique de votre entreprise ou de votre organisation. Si les médias assistent à votre événement, réfléchissez toujours au récit que vous voudriez voir à la suite de votre événement et répondez aux questions en conséquence. Cette liste suppose que la couverture médiatique n’est pas l’objectif principal de votre événement. Quoi qu’il en soit, ces quelques conseils vous permettront d’apporter un nouveau souffle à votre organisation evenement.

 

 

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